Inefficiënt uitgifte- en terugnameproces
Service
3 september 2024
Reverse IT
Hoe je de productiviteit verhoogt en kosten vermijdt
In veel bedrijven vormen mobiele apparaten, zoals smartphones, tablets, scanners en laptops, de ruggengraat van dagelijkse operaties. Deze apparaten zijn cruciaal voor de productiviteit van je team en moeten altijd beschikbaar zijn wanneer ze nodig zijn. Toch ervaren veel organisaties inefficiënties bij het uitgifte- en innameproces van deze apparaten. Het resultaat? Verlies van waardevolle tijd, verhoogde kosten en verminderde productiviteit. In dit artikel bespreken we hoe een geoptimaliseerd proces de efficiëntie verhoogt, kosten verlaagt en problemen voorkomt.
Hoewel er vaak beleid of mondelinge afspraken bestaan om medewerkers bewust te maken van het belang van het juiste gebruik van apparatuur, ontbreekt het vaak aan de middelen om deze afspraken effectief te controleren.
Wat gaat er mis?
Een goed uitgifte- en innameproces is cruciaal om de controle te behouden over je voorraad mobiele apparaten en om verlies of misbruik te voorkomen. Dit proces koppelt iedere medewerker aan de apparatuur die zij gebruiken en zou idealiter dagelijks moeten worden uitgevoerd, vooral bij ploegwisselingen. Helaas komen er bij veel bedrijven een aantal valkuilen voor:
- Papieren registraties zijn vaak onleesbaar en onvolledig.
- Excel-spreadsheets zijn foutgevoelig en kunnen incompleet zijn.
- Verlies van tijd bij het registreren en/of inleveren.
- Frustratie bij gebruikers en leidinggevenden.
- Beperkingen door slechts één inleverpunt.
Wat kost het verlies van apparaten?
Zonder een gestroomlijnd proces kunnen bedrijven moeite hebben om apparatuur efficiënt in- en uit te geven, wat leidt tot meerdere problemen:
- Tijdverlies: Handmatige registraties en processen kosten kostbare tijd, die je team beter kan besteden aan productieve taken.
- Verlies van apparatuur: Het ontbreken van een duidelijke administratie leidt vaak tot verlies van apparaten, wat directe financiële gevolgen heeft.
- Frustratie bij medewerkers: Onvolledige of foutieve registratie kan leiden tot misverstanden, frustraties en vertragingen, wat de werksfeer niet ten goede komt.
Waarom het uitgifte- en innameproces zo belangrijk is
Als je het beheer van mobiele apparaten goed op orde hebt, voorkom je verstoringen in je workflow en verhoog je de algehele efficiëntie van je organisatie. Het is de basis van een goed functionerend bedrijf: een gestroomlijnd proces zorgt ervoor dat medewerkers altijd de juiste apparatuur hebben om hun werk te doen en helpt je kosten te besparen door verlies, schade en inefficiënt gebruik te minimaliseren.
Een goed beheer van mobiele apparatuur biedt een solide basis voor je organisatie. Zonder deze basis kunnen andere processen, zoals productiviteit, klanttevredenheid en operationele efficiëntie, in het gedrang komen.
Wat kun je doen?
Met de Check-IN / OUT-functionaliteit van Mobile Device Control (MDC) haal je direct de controle over jouw mobiele apparaten en gebruikers in huis. Deze eenvoudige en efficiënte oplossing verlaagt verborgen kosten en maakt het mogelijk om jouw apparatenbeheer volledig zelfstandig uit te voeren, zonder de tussenkomst van IT of HR.
Gebruikers loggen eenvoudig in via een PIN-code, NFC-tag of barcode/QR-code, afhankelijk van hun voorkeur. Als een apparaat niet wordt ingeleverd of gebruikers zich niet inloggen, wordt er direct een alarm geactiveerd. Apparaten die niet actief zijn, worden automatisch uitgelogd en als "missing" gemarkeerd. Dit zorgt voor onmiddellijke acties en voorkomt dat apparaten onterecht als beschikbaar worden gemeld.
Met de Mobile Device Control software verdwijnen de frustraties van handmatige registraties en de kans op fouten. MDC biedt je volledige controle over het uitgifte- en innameproces van je mobiele apparaten, met minimale inspanning van je team. Dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook onnodige kosten door verloren of niet-ingevoerde apparaten.